Obsługa techniczna konferencji hybrydowych

Konferencje pozwalają uczestnikom spotkać się w jednym miejscu, wymienić wiedzą i zbudować wzajemne relacje. Dzięki transmisjom online i połączeniom zdalnym możliwe jest jednak rozszerzenie zasięgu wydarzenia poza salę, w której się odbywa.

Konferencje hybrydowe - nowe możliwości

Konferencje hybrydowe w dzisiejszych czasach dają nam nowe możliwości - możliwe jest zaangażowanie do uczestnictwa w wydarzeniu osób niemogących stawić się osobiście na miejscu. Dzięki rozwiązaniu pod postacią transmisji video i połączeń online organizatorzy mogą zaprosić ważne osoby, które mogą uczestniczyć w wydarzeniu z dowolnego miejsca.

Konferencja hybrydowa daje nam możliwość integrowania ze sobą zarówno uczestników spotkania będących stacjonarnie na sali i uczestników zdalnych. Mogą oni uczestniczyć ze sobą w jednej debacie, zadawać pytania.

W transmisji wydarzenia możemy integrować materiały multimedialne - belki, paski, napisy, grafiki, kody QR, tłumaczenia migowe, filmy i kamery. Dzięki temu uczestnicy online mogą doskonale odczytać wszystkie informacje zawarte na ekranie i komfortowo oglądać wydarzenie.

Dajemy możliwość wzięcia udziału w spotkaniu nieograniczonej liczbie uczestników - online

Transmisja video pozwala na dostęp do wydarzenia bardzo dużej grupie widzów. Podczas wydarzeń stacjonarnych przed organizatorami staje limit miejsc i osób, które komfortowo zmieszczą się w sali. W przypadku stale rosnącej liczby zainteresowanych osób dodatkowa transmisją wideo będzie świetnym rozwiązaniem aby każdy zainteresowany mógł skorzystać z wiedzy, informacji i poczuć klimat odbywającego się wydarzenia.

Organizacja konferencji hybrydowej - krok po kroku

Do organizacji konferencji hybrydowej należy podejść tak samo jak w przypadku konferencji stacjonarnej. To, co należy dodatkowo wziąć pod uwagę, to kwestie związane z transmisją online.

W przypadku konferencji hybrydowej oprócz uczestników online część jest obecna stacjonarnie. Należy pamiętać, że w celu odpowiedniej realizacji konferencji hybrydowej konieczne jest rozmieszczenie kamer. Dobrym rozwiązaniem jest podwyższenie sceny na wysokość minimum 40 cm i ustawienie podestów pod kamery - wówczas kamera pokazuje obraz ze sceny znad głów słuchaczy, dzięki czemu nie widzimy ich, a kadr jest czysty.

Podczas transmisji możliwe jest dodawanie komentarzy. Mogą być one moderowane, niemoderowane lub całkowicie wyłączone. Warto jest zachęcać widzów do zadawania pytać podczas sesji Q&A, a następnie odpowiadanie na pytania pojawiające się zarówno na sali jak i na transmisji. Do roli moderatora warto wyznaczyć jedną osobę, która odczyta pytania na głos, lub prześle je do informacji prowadzącego - za pomocą ekranu podglądowego albo odsłuchu słuchawkowego.

Dokładny opis każdego z wymienionych działów i ich planowanie krok po kroku: Obsługa techniczna konferencji, transmisje video, nagłośnienie, oświetlenie, multimedia i ekrany znajduje się w podstronach w zakładce "Obsługa techniczna konferencji" znajdującej się na górnym pasku.

Co należy wziąć pod uwagę w przypadku konferencji hybrydowych?

W trakcie trwania konferencji hybrydowych mogą odbywać się między innymi prezentacje, prelekcje, warsztaty, szkolenia oraz panele dyskusyjne. Przeprowadzenie konferencji wymaga odpowiedniego scenariusza, planowania i przygotowania. Od charakteru wydarzenia, przestrzeni, elementów i liczby uczestników zależy dobór odpowiedniego sprzętu i personelu obsługi technicznej.

Konferencje mogą odbywać się w różnych językach. Na miejscu wydarzenia może być prowadzone tłumaczenie symultaniczne z wyborem wersji językowej na słuchawkach odsłuchowych, które również możemy integrować w transmisji - stworzyć kilka wersji, każdą tłumaczoną na żywo w innym języku.

Koordynatorzy i realizatorzy dźwięku starannie przygotowują się do każdego wydarzenia. Sprzęt audiowizualny, który wykorzystujemy jest dokładnie zaplanowany, sprawdzony i dostosowany do indywidualnych potrzeb każdego wydarzenia.

Poprzez próby techniczne i scenariuszowe upewniamy się, że wszystko jest przygotowane idealnie i nie zawiedzie w czasie trwania konferencji. Zapewniamy wsparcie techniczne podczas całego wydarzenia - ekipa techniczna składa się z doświadczonych realizatorów dźwięku, oświetlenia, wizji, transmisji, obrazu, operatorów kamer i techników sceny.

Dzięki realizacji transmisji wydarzenia możliwe jest również wyświetlenie w czasie rzeczywistym podglądu transmisji w innym miejscu - osobnej sali, przestrzeni poza salą główną, garderobie, strefie vip. Do tego celu możliwe jest użycie ekranu TV, ekranu LED lub projektora z ekranem.

Realizacja transmisji pozwala również na zapis video całości wydarzenia, które na dalszym etapie można udostępnić, podzielić na krótsze odcinki lub zmontować z niego materiały promocyjne.

Obsługa techniczna konferencji hybrydowych - Warszawa i cała Polska

Posiadamy duże doświadczenie przy realizacji konferencji hybrydowych. Zapewnienie wysokiej jakości i bezpieczeństwa realizacji to dla nas priorytet.

Zapraszamy do skorzystania z oferty kompleksowej obsługi technicznej konferencji. Zapewniamy transmisje online, nagrywanie wydarzenia, nagłośnienie, oświetlenie, multimedia, ekrany LED, ekrany TV i konstrukcje sceniczne. Zrealizujemy konferencję hybrydową, konferencje online, konferencje stacjonarne i inne wydarzenia wymagające obsługi technicznej.

Zapraszamy do kontaktu. Świadczymy usługi na terenie Warszawy i całego kraju.