Obsługa techniczna konferencji

Konferencje, to nie tylko część merytoryczna i prelekcje ale również możliwość spotkania się z innymi uczestnikami: kontrahentami, ekspertami, inwestorami, pracownikami i innymi gośćmi.

Jest bardzo ważnym przedsięwzięciem i wyzwaniem dla organizatora. Niezależnie od charakteru i skali obsługa konferencji jest procesem złożonym. Wymaga odpowiedniego planowania, koordynacji i precyzyjnej realizacji. Jednym z kluczowych elementów, który wpływa na sukces i wizerunek organizatora takiego wydarzenia, jest profesjonalna obsługa techniczna.

W dzisiejszych czasach, kiedy technologia odgrywa coraz większą rolę we wszelkiego rodzaju spotkaniach, zarówno tych tradycyjnych, jak i wirtualnych, zapewnienie sprawnego funkcjonowania i kompetentnej obsługi systemów audio-wizualnych, oświetlenia, nagłośnienia, ekranów, transmisji online czy interaktywnych narzędzi komunikacyjnych staje się niezwykle istotne. Ważne jest zapewnienie spokoju i poczucie bezpieczeństwa, że długo przygotowywane wydarzenie jest w dobrych rękach, wszystkie kwestie techniczne zostały dokładnie zaplanowane i przemyślane pod kątem ograniczenia ryzyka wystąpienia problemów. Profesjonalna obsługa techniczna konferencji, to jeden z kluczowych elementów składających się na powodzenie przedsięwzięcia.

Organizacja konferencji - krok po kroku

1. Zdefiniowanie celu organizatora i samego wydarzenia. Czy jest ono nastawione na integrację zespołów, pozyskanie inwestorów, edukację, inspirację? Dzięki tym informacjom zaprojektowanie nagłośnienia, oświetlenia, multimediów i scenografii będzie zgodne z celem konferencji.
2. Termin, lokalizacja - nie wszystkie przestrzenie są dostosowane do organizacji większych wydarzeń (niski sufit, wąska przestrzeń, kolumny, ograniczenia prądowe). Wszystkie te elementy należy wziąć pod uwagę podczas planowania wydarzenia, jego obsługi technicznej i znaleźć najlepsze rozwiązania dla danej przestrzeni. Przydatne są zdjęcia sali i jej wymiary. Na etapie planowania chętnie spotykamy się na miejscu lokalizacji w celu wizji lokalnej i dokumentacji technicznej przestrzeni.
3. Zakres konferencji - ustalamy czy podczas konferencji odbędą się prezentacje multimedialne oraz pojawią się prelegenci zdalni (potrzeba wykonania połączenia online), czy wydarzenie posiada część wieczorną (koncert, DJ, występy artystyczne), niezależne strefy (np. relaxu, bufet, strefa networkingu itp.). Te informacje pomagają dobrać i rozplanować odpowiedni sprzęt oświetleniowy, nagłośnieniowy i multimedialny.
4. Ilość uczestników konferencji i prelegentów - po zapoznaniu się z celami, przestrzenią i zakresem konferencji ważną informacją jest ilość gości, którzy będą uczestniczyć w konferencji na publiczności oraz maksymalna ilość prelegentów. Może okazać się, że aby poprawnie nagłośnić przestrzeń i zapewnić odpowiednią widoczność potrzebne będzie ustawienie dodatkowych ekranów powtórzeniowych oraz głośników strefowych.
5. Ustalenie zakresu techniki - na podstawie wyżej podanych informacji zawsze wychodzimy od racjonalnego, minimalnego sprzętu. W przypadku większości konferencji niezbędne będzie nagłośnienie, oświetlenie frontowe na scenę i obsługa multimedialna w zakresie prezentacji i materiałów graficznych. Zakres i dobór elementów sprzętowych podyktowany będzie celami i założeniami eventu, przestrzenią i ilością uczestników.

Dokładny opis każdego z wymienionych działów i ich planowanie krok po kroku: nagłośnienie, oświetlenie, multimedia, ekrany LED i ekrany TV znajduje się w podstronach w zakładce "Obsługa techniczna konferencji" znajdującej się na górnym pasku.

Planowanie wydarzenia - wizja lokalna. Co jest ważne?

Podczas dokumentacji technicznej ważne jest sprawdzenie i zapewnienie kilku ważnych kwestii:

Zapewniamy kompleksową obsługę techniczną konferencji - niezbędny sprzęt konferencyjny (nagłośnienie, oświetlenie, transmisje video, ekrany, konstrukcje sceniczne), wykwalifikowaną obsługę techniczną i realizację.

Nagłośnienie

System główny jest podstawą nagłośnienia znajdujący się po bokach sceny oraz odsłuchy na scenie. Niekiedy konieczne jest użycie dodatkowych głośników w przestrzeni sali.

Mikrofony - zapewniamy mikrofony bezprzewodowe do ręki, na statywie, nauszne oraz mikrofony typu "gęsia szyja" znajdujące się na mównicy.

Muzyka tła - podczas przerw lub sesji networkingowych zapewniamy cichą muzykę tła dopasowaną do charakteru wydarzenia. Dodaje ona charakteru wydarzeniu i sprawia, że goście czują się miło i komfortowo.

Podczas konferencji dbamy o estetykę rozstawienia sprzętu i ułożenia przewodów pod ścianami i przy scenie. Jest to wydarzenie budujące wizerunek naszych klientów w związku z czym jest to dla nas bardzo ważne na każdym etapie wydarzenia.

Więcej o nagłośnieniu znajduje się w zakładce nagłośnienie w pasku na górze strony.

Oświetlenie

Oświetlenie frontowe - to najważniejszy element z tej grupy sprzętu. Zapewnia widoczność występujących i ich odpowiednie oświetlenie do zdjęć.

Oświetlenie dekoracyjne - oświetlenie barwne ścian, scenografii i innych elementów przestrzeni.

Oświetlenie ruchome i scenograficzne - ruchome głowy, lampy retro, sunstripy, oświetlenie nadające niepowtarzalnego klimatu. Oświetlenie dynamiczne świetnie sprawdzi się podczas koncertów, podczas wejść prelegentów na scenę, wręczania nagród lub podczas eventów firmowych zapewniając doskonałą zabawę podczas koncertu lub występu DJ. Zdecydowanie warto skorzystać z tego rodzaju oświetlenia niezależnie od rangi wydarzenia.

Projekcja GOBO - dzięki odpowiednim projektorom możliwe jest wyświetlenie logotypu klienta na ścianie lub podłodze.

Obsługujemy również nagłośnienie i oświetlenie imprez firmowych, więcej o oświetleniu wraz z rodzajami i zdjęciami znajduje się w zakładce oświetlenie w pasku na górze strony.

Multimedia - Ekran LED, ekrany TV, projektor

Ekrany pozwalają na wyświetlanie na nich obrazów, prezentacji, filmów, obrazu z kamer i wielu innych materiałów. W zależności od sposobu i celu wykorzystania, wielkości i rozkładu przestrzeni, w której odbywa się wydarzenie dostosowujemy odpowiedni rozmiar i rodzaj ekranu.

Całość materiałów multimedialnych jest obsługiwana ze stanowiska realizatorskiego. Materiały do emisji powinny zostać przygotowane i przesłane przed wydarzeniem i w razie potrzeby dostosowane do odpowiednich, niestandardowych rozdzielczości.

Więcej informacji o multimediach, ekranach LED i ekranach TV znajduje się w zakładkach w pasku na górze strony. Oferujemy również wynajem ekranów TV i LED.

Realizacje kamerowe

Podczas dużych konferencji odległość od sceny może być zbyt duża aby dostatecznie dobrze widzieć prelegentów i treść znajdującą się na ekranie. Aby temu zaradzić można zastosować dodatkowe ekrany powtórzeniowe - ekrany LED, TV powtórzeniowe. Mogą one również znajdować się po bokach sceny głównej w sytuacji, gdy sala jest szeroka aby zapewnić komfort oglądania uczestnikom siedzącym po bokach sceny.

Możliwe jest również wyświetlanie na żywo całej transmisji w miejscach poza salą główną - sale dodatkowe, strefa cateringu, relaksu, VIP, czy w garderobach.

Transmisja online - możliwość organizacji wydarzeń online

Dzięki transmisji online uczestnicy nie muszą znajdować się na miejscu wydarzenia. Pozwala to zwiększyć jego zasięg i zaprosić prelegentów, którzy nie mieli by możliwości przyjechać na wydarzenie osobiście.

Realizujemy transmisje na wiele platform, między innymi: Youtube, Facebook, Vimeo, Linked In, Zoom, Teams i wiele innych.

W transmisji integrujemy: materiały graficzne, plansze, belki, przejścia, animacje, filmy, widoki Picture in Picture i inne, połączenia zdalne z uczestnikami wraz z udostępnianiem ekranu komputera lub prezentacji, tłumaczenia symultaniczne - kilka wersji językowych, napisy na żywo, tłumaczenia migowe PJM. Wykonujemy połączenia testowe, testy łącz internetowych i platform aby w jak największym stopniu minimalizować ryzyko niepowodzenia. Zapewniamy komfort i poczucie bezpieczeństwa uczestnikom konferencji poprzez połączenia testowe przed rozpoczęciem wydarzenia online. Jesteśmy przygotowani na ewentualne wystąpienie awarii prądu i sieci - transmisja nie ulegnie przerwaniu.

Pozostajemy w stałym kontakcie, doradzamy najlepsze rozwiązania, konsultujemy przebieg wydarzenia na podstawie scenariusza od klienta i wykonujemy z klientem niezbędne próby. Kompleksowa organizacja konferencji to nasza specjalność. W razie potrzeby pomagamy odpowiednio skonfigurować i ustawić wszystkie parametry wydarzenia na stronie klienta.

Materiały graficzne - przygotowanie

Materiały konferencyjne - grafiki i filmy przeznaczone do wyświetlania podczas konferencji powinny zostać odpowiednio przygotowane. Standardową proporcją obrazu jest 16x9 - 1920x1080 p - obraz full HD. W tym rozmiarze wyświetlamy materiały graficzne na telewizorach, w transmisji oraz na ekranach LED o standardowych rozmiarach (więcej w zakładce o Ekranach LED).

W przypadku realizacji transmisji w rozdzielczości 4K lub wyświetlania na ekranie LED o większych rozmiarach rozdzielczość materiałów graficznych powinna być odpowiednio większa. Dla 4K jest to 3840x2160 p.

W przypadku niestandardowych rozmiarów ekranów LED materiały do wyświetlania na ekranie powinny zostać przygotowane w rozdzielczości takiej samej jak rozdzielczość ekranu.

Plansze powinny zostać przygotowane w formacie .jpg lub .png. Belki i widoki Picture in picture w .png. Materiały filmowe w formacie .mp4.

Realizację wydarzeń i transmisji opieramy na przygotowanym przez klienta scenariuszu zawierającym wszystkie informacje o przebiegu wydarzenia. Organizacja konferencji online to przede wszystkim dokładne zaplanowanie i odpowiednie przygotowanie się do wydarzenia. W scenariuszu powinny się znaleźć następujące informacje: poszczególne punkty wydarzenia, imiona i nazwiska osób występujących do wyświetlenia odpowiedniej belki (najlepiej ze zdjęciem), informacje o ilości osób mówiących, o osobach zdalnych, materiałach video, materiałach graficznych i poszczególnych czasach każdego z elementów wydarzenia.

Konferencje hybrydowe

Konferencje hybrydowe, to wydarzenia w których uczestnicy znajdują się zarówno na miejscu wydarzenia jak i online. Pozwala to zwiększyć zasięg wydarzenia i umożliwia uczestnictwo osobom, które nie mogłyby zjawić się stacjonarnie. Formuła ta staje się coraz bardziej popularna. Dzięki transmisji wydarzenia organizatorzy posiadają również nagranie video, które mogą wykorzystać do celów marketingowych i promocyjnych - krótsze formy, publikacje na kanałach social media i youtube oraz wiele innych.

Możliwe jest również uczestnictwo osób zdalnych w prelekcjach, panelach i debatach. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest zaproszenie gości, expertów, którzy nie byliby w stanie pojawić się osobiście na miejscu wydarzenia.

Profesjonalna i kompleksowa obsługa konferencji - wspieramy profesjonalny wizerunek klientów

Specjalizujemy się w obsłudze konferencji stacjonarnych, hybrydowych i zdalnych. Wspieramy profesjonalny wizerunek klientów, służymy wiedzą, doświadczeniem i wsparciem na każdym etapie wydarzenia. Posiadamy zadbany, wysokiej jakości sprzęt dostosowany do realizacji tego typu wydarzeń. Wierzymy w event marketing i staramy się stworzyć warunki oraz odpowiednią atmosferę aby inwestycja z nim związana w jak największym stopniu przyczyniła się do sukcesów i zadowolenia naszych klientów.

Obsługa konferencji - Warszawa i cała Polska

Świadczymy usługi w Warszawie i na terenie całej Polski. Obsługa techniczna konferencji i obsługa eventów firmowych to nasza misja. Serdecznie zapraszamy do kontaktu.